Invoice facture : facturer un client étranger

Invoice désigne la facture que le vendeur envoie pour demander un paiement. C'est le document que vous émettez quand vous vendez un bien ou un service à un client.

Le mot bill est plus courant dans le langage de tous les jours. Il peut désigner la note d'un restaurant ou la facture que l'on reçoit d'un fournisseur d'énergie. Dans les affaires, on dit plutôt invoice côté vendeur, et bill côté acheteur qui reçoit le document.

Le receipt est un reçu. Il prouve qu'un paiement a eu lieu. Il ne demande rien : il confirme. En France, une facture déjà réglée peut porter la mention payée, comme l'explique la page sur la facture acquittée.

Retenez une règle simple. Invoice égale facture, receipt égale reçu. Ne les mélangez pas dans vos échanges avec un client étranger, car votre comptable et le client n'en font pas le même usage.

Une facture en anglais doit contenir les mêmes informations qu'une facture en français. Traduire le document ne vous dispense d'aucune mention obligatoire. Le détail complet figure sur la page mention obligatoire facture.

Voici les éléments à prévoir, avec leur équivalent anglais courant. La date de la facture se dit invoice date. Le numéro se dit invoice number et doit suivre une suite chronologique sans trou. Votre identité se présente sous seller, avec le nom, l'adresse et le numéro SIREN. Celle du client se présente sous customer ou bill to.

Pour chaque ligne, indiquez la description, la quantité (quantity), le prix unitaire hors taxe (unit price) et le total. Ajoutez le taux de TVA applicable (VAT rate) ou la mention qui explique l'absence de TVA. Terminez par le total hors taxe, la TVA et le total à payer (total due).

N'oubliez pas les conditions de paiement : la date d'échéance (due date), les modalités de règlement et les pénalités en cas de retard. Pour un client étranger, ajoutez votre IBAN et votre code BIC, afin qu'il puisse faire un virement international sans erreur.

Un conseil pratique : si votre client est dans un pays où l'anglais n'est pas la langue courante, vous pouvez rédiger un document bilingue. Cela évite des échanges inutiles au moment du paiement. Pour la partie légale, l'administration peut demander une traduction en français lors d'un contrôle. Gardez donc une version française facile à produire.

La TVA dépend de la situation du client : particulier ou professionnel, dans l'Union européenne ou hors de l'Union. Les règles précises varient selon la nature de la vente (bien ou service) et le lieu de taxation. Nous ne donnons donc ici que le cadre général, à confirmer auprès de votre service des impôts des entreprises.

Pour un client professionnel établi dans un autre pays de l'Union européenne, la facture est souvent émise sans TVA française. Elle doit alors porter une mention expliquant pourquoi, et le numéro de TVA intracommunautaire du client. Pensez à vérifier que ce numéro est valide avant d'émettre la facture.

Pour un client hors de l'Union européenne, la prestation est en général hors du champ de la TVA française, ou exonérée dans le cas d'une exportation de biens. Là encore, la facture doit mentionner le motif. Une exportation de marchandises demande aussi des justificatifs de douane.

Pour un client particulier, la situation est plus délicate, car les règles changent selon le type de vente et le pays. Dans le doute, ne devinez pas. Consultez la documentation officielle sur impots.gouv.fr ou demandez à un expert-comptable. Ce site ne donne pas de conseil fiscal personnalisé.

Dans tous les cas, ne laissez jamais la ligne de TVA vide. Écrivez soit le taux, soit la mention qui justifie l'absence de TVA. Une facture muette sur ce point attire les questions lors d'un contrôle.

Vous pouvez facturer dans la devise de votre choix, euro ou autre, si le client est d'accord. Si vous facturez dans une autre monnaie que l'euro, les règles de TVA peuvent exiger de convertir le montant en euros. Vérifiez ce point avec votre comptable avant votre première facture.

Indiquez clairement la devise sur chaque montant. Un simple signe peut prêter à confusion, car plusieurs monnaies utilisent le symbole dollar. Écrivez le code de la devise en lettres, par exemple EUR.

Précisez qui supporte les frais bancaires d'un virement international. Sans cette phrase, le client peut payer un montant réduit des frais, et vous devrez réclamer la différence. La mention fees at the charge of the payer règle souvent le problème.

Si vous demandez une avance avant de commencer, utilisez une facture d'acompte, présentée sur la page facture d'acompte. Si vous voulez envoyer un devis chiffré avant la vente, la facture proforma sert souvent pour les envois à l'étranger, notamment en douane. Elle n'a pas de valeur comptable.

En cas d'erreur, ne modifiez pas une facture déjà envoyée. Émettez un avoir, ou credit note en anglais, comme l'explique la page avoir facture. Vous émettez ensuite une nouvelle facture correcte.

Vous pouvez envoyer une invoice par e-mail en PDF, par un portail ou par un échange de données entre systèmes, décrit sur la page EDI facture. Choisissez le canal que votre client sait traiter. Demandez-lui s'il a besoin d'un numéro de commande (purchase order) sur le document, car beaucoup de grandes sociétés rejettent une facture sans ce numéro.

La réforme de la facturation électronique concerne les échanges entre entreprises établies en France. Les ventes à un client étranger relèvent d'un régime différent, de transmission de données. Les dates et les modalités peuvent évoluer : consultez les pages officielles de economie.gouv.fr avant d'adapter vos outils.

Conservez une copie de chaque facture émise, avec les preuves d'envoi et de paiement. Cela vous protège en cas de désaccord avec le client ou de contrôle fiscal. Classez aussi les justificatifs de la TVA appliquée, car ils expliquent votre choix.