Délai de paiement : règles et pénalités

Le délai légal est de 30 jours après réception de la facture, sauf accord écrit qui le porte à 45 jours fin de mois ou à 60 jours maximum à compter de la date d'émission. Ces plafonds figurent à l'article L441-10 du code de commerce, dans sa version en vigueur consultable sur Legifrance.

Le point de départ compte autant que la durée. Un délai de 30 jours court à partir de la réception de la facture, pas de son envoi : il faut donc pouvoir prouver la date à laquelle le client l'a reçue, par un accusé de réception ou un dépôt sur une plateforme de facturation. Beaucoup de litiges viennent d'une facture envoyée en fin de mois sans preuve de réception, ce qui rend le calcul contestable. Le délai de 60 jours, lui, se compte à partir de la date d'émission, ce qui le rend plus simple à prouver mais aussi plus long pour le vendeur.

Certains secteurs relèvent de règles particulières, notamment pour les produits périssables ou dans le cadre de relations avec la grande distribution. En cas de doute sur votre activité, vérifiez les textes applicables auprès de l'autorité compétente avant de fixer une échéance. La règle par défaut reste toutefois la même pour la majorité des prestations et des ventes entre entreprises.

Une facture doit indiquer une date d'émission, une date de règlement, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 euros, sans quoi le client ne sait pas quand ni combien payer. Ces mentions sont obligatoires et leur absence expose l'émetteur à une amende administrative prononcée par la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes.

Le plus lisible est d'écrire la date d'échéance en toutes lettres, par exemple le jour et le mois, plutôt qu'un simple renvoi à 30 jours. Le client n'a pas à refaire le calcul, et vous évitez une discussion sur la date de départ. Ajoutez la mention des pénalités avec le taux applicable et le montant de l'indemnité : ce sont des données que le débiteur doit retrouver dans le contrat et sur la facture.

Le guide sur la facturation détaille ces mentions une par une. La page sur la facture électronique explique ce qui change quand la facture passe par un format dématérialisé. Une facture conforme se défend mieux en cas de contentieux.

Les pénalités de retard correspondent au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à sa dernière opération de refinancement, majoré de dix points, et l'indemnité de 40 euros est une somme forfaitaire pour frais de recouvrement. Les deux sont exigibles de plein droit, sans qu'un rappel soit nécessaire.

Cette automaticité est souvent ignorée. Vous n'avez pas à envoyer une mise en demeure pour que les pénalités courent : elles démarrent le lendemain de l'échéance, dès lors que la facture est conforme et que la prestation a été réalisée. L'indemnité de 40 euros, prévue par le code de commerce, s'ajoute aux pénalités et couvre les frais de recouvrement engagés.

Si vos frais réels dépassent ce montant, une indemnisation complémentaire peut être demandée, mais elle doit être justifiée pièce par pièce. Le calcul des pénalités, lui, doit apparaître clairement sur la facture ou dans la relance, avec le taux retenu. Un décompte précis évite les contestations et facilite l'obtention d'un titre exécutoire si le dossier part au tribunal.

La relance commence par un rappel écrit qui rappelle l'échéance, le montant dû et les pénalités déjà courues. Si le paiement n'arrive pas, la mise en demeure par lettre recommandée constitue la trace qui servira en cas de contentieux.

Première étape : vérifiez que la facture est complète et que la prestation est bien terminée. Une facture sans date d'échéance ou sans mention des pénalités affaiblit votre position, mieux vaut la corriger avant de relancer.

Deuxième étape : envoyez un rappel simple par courriel, en joignant la facture et un décompte des pénalités arrêté à la date d'envoi. Beaucoup d'impayés se règlent à ce stade, souvent parce que la facture est arrivée au mauvais service.

Troisième étape : adressez une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception, en fixant un délai raisonnable et en rappelant l'indemnité forfaitaire. Conservez la preuve de réception, elle conditionne la suite.

Quatrième étape : si le débiteur reste silencieux, la procédure d'injonction de payer permet de demander au tribunal compétent un titre exécutoire, sur la base du bon de commande, du bon de livraison, de la facture et des relances. Le juge vérifie la régularité des pièces : un dossier complet accélère nettement la décision.

Il faut tenir un échéancier des factures émises, avec la date d'échéance réelle de chacune, et relancer dès le premier jour de retard plutôt qu'en fin de mois. La plupart des retards s'installent parce que personne ne regarde les échéances avant la clôture comptable.

Un suivi simple suffit au départ : la date d'échéance de chaque facture, le montant et la date de la dernière relance. L'idée est de savoir à tout moment combien vous êtes en droit d'encaisser et depuis quand.

Le calcul des pénalités doit être automatisé autant que possible, car un décompte refait à la main se trompe souvent de date de départ. Un outil de facturation qui affiche l'échéance et le taux applicable vous fait gagner du temps et rend le dossier plus solide.

La page sur le compte professionnel résume les options bancaires qui facilitent l'encaissement, et celle sur la facture électronique indique comment la dématérialisation change le suivi des échéances. Un échéancier à jour reste le meilleur argument face à un client qui conteste la date de réception.